Отражение в программе 1С Бухгалтерия Предприятия возмещения сотруднику, потраченных на покупку ТМЦ собственных средств, когда деньги под отчет ему не выдавались

В данном случае расчеты с сотрудником, который приобрел товарно-материальные ценности в интересах организации можно отразить в том же порядке, что и перерасходе денежных средств, выданных ему под отчет. Работодатель должен документально одобрить покупку, для этого необходимо поставить соответствующую отметку на заявлении о возмещении расходов, утвердить отчет сотрудника об потраченных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату, а также составить приказ о возмещении сотруднику денежных средств.

Согласно письму Минфина РФ от 08.04.2020 N 03-04-06/3-065 средства, израсходованные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые ему организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ. Страховыми взносами такая компенсация также не облагается (2 п. 1 ст. 422 НК РФ)

В программе 1С: Бухгалтерия Предприятия 3.0 данную операцию можно оформить следующими документами:

Поступление (акт, накладная). В строке расчеты следует указать счет 73.03, счет-фактура в данном случае не регистрируется.

После проведения будут сформированы следующие проводки:

Поскольку автоматическая аналитика по счету 73.03 не формируется, то следует воспользоваться ручной корректировкой для того, чтобы подставить фамилию работника, который произвел затраты.

Списание НДС. Так как счет-фактура не был выписан, поскольку товар был приобретен в розницу, следовательно, НДС к вычету не может быть принят. Данный документ удобнее всего создать на основании документа Поступление (акт, накладная).

После проведения будут сформированы следующие проводки:

Выдача наличных или списание с расчетного счета, с видом операции прочий расход.

Для отражения выдачи наличных денежных средств перейдите в раздел Банк и касса – Касса – Кассовые документы, оформите документ выдача с видом операции Прочий расход.

Для создания платежного поручения – Банк и касса – Банк – платежные поручения.

Чтобы проверить взаиморасчеты с сотрудниками следует сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03, для этого перейдите в раздел Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Если у Вас остались какие-либо вопросы, вы можете обратиться на линию консультаций по номеру телефона 8(3852)66-88-79.