Настройка универсального отчета для основных средств по материально ответственным лицам

Если у Вас на балансе большое количество основных средств, то, наверное, не раз задавались вопросом, какой отчет сформировать, чтобы посмотреть, за каким материально ответственным лицом числится то или иное транспортное средство, либо оборудование. Некоторые пытались вывести эту информацию через оборотную-сальдовую ведомость, но такое может быть возможно, например, на забалансовом счете МЦ, так как на этом счете есть субконто «Работники организации», а вот на счете 01 такого нет, поэтому настраивать оборотную-сальдовую ведомость бессмысленно. Да, информация такая есть, при принятии к учету основного средства в шапке документа мы выбираем физическое лицо и позже, если откроем карточку основного средства, тоже увидим такие данные, а вот хранятся они в регистре сведений «Местонахождение ОС (бухгалтерский учет)». Пользователям программы «1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0», сформировать информацию из регистров позволяет «Универсальный отчет».

В этой статье мы рассмотрим, как именно его можно настроить, чтобы проанализировать основные средств по материально ответственным лицам. Итак, находится «Универсальный отчет» в разделе «Отчеты»:

В шапке выбираем объект, из которого будем анализировать информацию, нам потребуется «Регистр сведений».

Далее определяемся, какой регистр сведений будет нам интересен, как выяснили выше, данные о материально ответственных лицах хранятся в регистре сведений «Местонахождение ОС (бухгалтерский учет)»:

И еще необходимо уточнить, в каком виде нам нужно получить сведения:

Наконец задаем период, например, конкретный день:

При формировании без дополнительных настроек, мы получим отчет в таком виде:

Как можем заметить не совсем удобный формат? Особенно когда много организаций в вашей информационной базе и позиции основных средств исчисляются десятками. Выполним некоторые настройки. Допустим, нам требуется проверить данные по конкретной организации:

Выберем режим расширенных настроек и зададим отбор:

При выборе поля отчета задаем, по какому параметру будем отбирать информацию:

Плюс структурируем сведения, удобно будет видеть основные средства, сгруппированные по материально ответственным лицам:

И уберем лишние поля, обратившись к структуре отчета двойным щелчком мыши:

Оставим галочки только на нужных позициях:

Теперь отчет приобрел информативный и удобный вид, мы видим, сколько и за каким физическим лицом закреплено основных средств, плюс в каком подразделении:

Двойным щелчком по любому объекту основного средства из отчета, у нас сразу откроется карточка основного средства, из которого напрямую можно выполнить его перемещение, по гиперссылки «Изменить»:

Тем самым вы создадите документ «Перемещение ОС», в котором можете, как изменить материально ответственное лицо, так и его местонахождение в подразделение:

После проведения можно сразу еще раз сформировать отчет и увидеть актуальные сведения.

Как могли заметить в ходе работы с отчетом, он и правда универсальный, с его помощью можно получить информацию не только по регистрам, но и по справочникам, и по документам. Поэтому если Вы его еще не пробовали применить для решения своих задач, то обязательно уделите ему внимание и поэкспериментируйте.