Сервис 1С:Кабинет сотрудника это комплексное решение, которое позволяет упростить взаимодействие между работодателем и сотрудниками.
Сервис сочетает в себе:
- Преимущества кадрового ЭДО;
- Преимущества автоматизации и упрощения отдельных бизнес процессов.
Кадровый ЭДО отвечает за быструю передачу документов, сокращая расстояние между сотрудниками и работодателем. Автоматизация, позволяет правильно обрабатывать и учитывать заявления сотрудников, уменьшать вероятность того, что сотрудник забудет что-то указать в заявлении.
Сервис состоит из двух частей:
- Личного кабинета сотрудника и руководителя. Доступ возможен через мобильное приложение (Android, Apple) или браузер.
Перейти на КЭДО просто - это все тот же привычный интерфейс программ 1С. Все действия выполняются по привычному сценарию, никаких дополнительных программ или порталов для работы с кадровыми документами внедрять не придётся.
Разберем работу сервиса на примере сценария «Заявление на отпуск».
Процедура подачи заявления на отпуск:
- в мобильном приложении (или в браузере) сотрудник заполняет форму на отпуск и подписывает заявление своей электронной подписью. Заявление попадает на согласование руководителю. После согласования, заявление отражается в программе 1С, где специалист кадровой службы его согласовывает, обрабатывает и готовит нужные документы, после чего направляет их адресату на подпись. Сотрудник подписывает их и отправляет обратно.
Шаг 1: Подготовка заявления на отпуск.
1. Выбрать даты и, если нужно, заместителя.
2. Нажимаем «Отправить». Приложение попросит подписать заявление. Для этого надо ввести пароль.
В чем упростили процедуру?
- не нужно распечатывать заявление и согласовывать его у руководителя;
- информация от сотрудника поступает своевременно и в полном объеме.
В чем выгода?
Весь процесс занимает не больше минуты. Желания отложить задачу «на потом» не возникает. Экономим ресурсы — время и деньги организации на обеспечение бумажного документооборота.
Шаг 2: Заявление попало к руководителю на согласование
Приходит уведомление о новом событии, попадает в список задач, после ознакомления, в случае согласия, руководитель пописывает заявление своей электронной подписью.
Что улучшили?
Руководитель в удобное время согласует заявление, расставив приоритеты в списке задач.
В чем выгода?
Вероятность, что задача будет отложена на потом, уменьшается.
Экономим ресурсы – время на обеспечение бумажного документооборота
Шаг 3: Заявление попало к ответственному сотруднику
Заявление отражается в программе и доступно в разделе «Мои задачи». Его можно открыть и сразу приступить к обработке, нажав «Ввести отпуск», либо отклонить.
Все данные подтянутся автоматически, их не нужно вводить руками или искать в программе. После оформления отпуска, формируем приказ и вместо печати, нажимаем Передать в 1С:Кабинет сотрудника. Выйдет окно о подписании документа.
Далее приказ отправляется сотруднику на подпись. Все документы хранятся в разделе «документы кадрового ЭДО» с пометкой подписан документ или нет.
Что улучшили?
- Сотрудников бухгалтерии/кадровой службы не отвлекают от дел сообщением «Я принес заявление, куда положить?»;
- Заявления, требующие обработки хранятся в удобном виде в программе и в порядке их поступления, а не где-то на столе;
- Не нужно вручную вводить данные из заявления, разбираться в почерке, если заявление «от руки» и искать сотрудника в программе, чтобы оформить ему отпуск;
- Не нужно распечатывать приказ;
- Не нужно искать сотрудника, чтобы он подписать приказ;
- Не нужно относить приказ в архив, чтобы его сохранить.
В чем выгода?
Проще и быстрее обрабатывать входящие документы. Сотрудники, оформляющие документы в последний момент, меньше влияют на бухгалтерию или отдел кадров. Не отвлекают от задач (например, по расчету) в момент их выполнения. Экономия ресурсов организации на обеспечение жизнедеятельности. Уменьшается вероятность допустить ошибку.
Шаг 4: Сотрудник подписывает документы.
Пришло уведомление о новом документе. Находим его в личном кабинете в разделе Документы на подпись.
При необходимости можно скачать документ, проверить подпись и т.д. Сотрудник подписывает документ, и он поступает обратно в программу.
Что улучшили?
Сам процесс согласования документов
В чем выгода?
Экономим ресурсы – время и деньги.
Другие возможности сервиса:
- Публикация расчетных листов;
- Получение справок;
- Учет отсутствия: болезнь, командировка, учебный отпуск и т.д.;
- Получение информации: болезнь, командировка, учебный отпуск и т.д.;
- Выпуск бесплатной электронной подписи для сотрудника;
- Подача заявления об изменении личных данных сотрудника (ФИО, паспорт, адрес, телефон и т.д.);
- Трудовой договор, приказ о приеме, приказ о переводе.
- Наличие локальной версии наряду с облачной;
- Загрузка своих печатных форм;
- Возможность доработки сервиса.
Если у вас еще остались вопросы, позвоните по телефону 8 (3852) 66-88-79 и наши специалисты вам помогут.