Любой бухгалтер знает, сколько времени занимает обработка пачки чеков из командировки или ворох входящих счетов и накладных. Ручной ввод данных - процесс монотонный и чреватый ошибками, от которых никто не застрахован. Чтобы автоматизировать эту рутину и перенести фокус внимания специалистов на более сложные и интеллектуальные задачи, фирма «1С» развивает линейку сервисов на базе технологий искусственного интеллекта и облачных вычислений.
Два ключевых сервиса в этой линейке - «1С:Сканер чеков» и «1С:Распознавание первичных документов» (1С:РПД). Хотя оба сервиса предназначены для автоматизации ввода данных, они решают разные задачи и имеют существенные отличия. Понимание этих нюансов позволит выбрать оптимальный инструмент и эффективно выстроить документооборот в компании.
Разберем более подробно данные сервисы.
Этот сервис создан для решения одной конкретной, но очень распространенной задачи - быстрого и безошибочного заполнения авансовых отчетов, путевых листов и расходов предпринимателя на основе данных из кассовых чеков.
Работа строится на взаимодействии мобильного приложения и программы 1С. Сотрудник (подотчетное лицо) устанавливает на свой смартфон бесплатное мобильное приложение «1С:Сканер чеков» и подключает его к базе 1С, используя специальный код доступа. Установить приложение и подключить к базе можно несколько человек.
Процесс обработки одного чека выглядит следующим образом:
1. Сотрудник открывает приложение 1С:Сканер чеков и нажимает кнопку «+ Чек», чтобы отсканировать QR-код, напечатанный на кассовом чеке.
2. Приложение считывает данные и автоматически отправляет их на проверку в ФНС (проверка гарантирует подлинность чека).
3. Уже через минуту после сканирования проверенные данные чека появляются в программе 1С.
4. Бухгалтер или сотрудник создает авансовый отчет в программе 1С и нажимает кнопку «Загрузить». Система сама предложит заполнить документ данными из всех поступивших и проверенных чеков.
На данный момент сервис поддерживается в программах 1С:Бухгалтерия 8 (все версии), 1С:Садовод, 1С:Гаражи, 1С:Предприниматель и 1С:Упрощенка 8.
1С: Распознавание первичных документов
Если «1С:Сканер чеков» — это узкоспециализированный инструмент, то «1С:Распознавание первичных документов» (1С:РПД) представляет собой полноценную платформу для автоматизации ввода любых первичных документов. Он подходит для компаний, которым нужно оцифровывать и загружать в систему счета на оплату, накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, УПД и даже кассовые чеки.
Сервис принимает на вход не только сканы и фотографии в форматах JPG, PNG, PDF, но и электронные файлы Word, Excel, а также целые архивы (RAR, ZIP, 7z). Распознав контрагента и номенклатуру, сервис пытается сопоставить их с уже существующими записями в вашей базе 1С. Если точного совпадения нет, сервис предложит создать новые элементы, при этом автоматически подставит распознанные данные в карточку. Все поля, в корректности которых сервис не уверен (например, плохо пропечатанная цифра), подсвечиваются розовым цветом. Это позволяет бухгалтеру сконцентрировать внимание только на потенциально проблемных местах, не перепроверяя идеально распознанные данные. При этом, наведя курсор на любое поле в распознанном документе, можно увидеть, какой именно фрагмент на оригинале скана послужил источником информации.
Также есть мобильное приложение «1С:Сканер документов».
Это приложение полезно в ситуациях, когда документы (например, УПД от поставщика) находятся у сотрудника на выезде или складе. Сотрудник фотографирует документ через приложение, встроенный ИИ улучшает качество снимка (убирает тени, перекосы). Далее файл отправляется напрямую в базу 1С для распознавания. Также приложение используется для сканирования чеков. Важно, что в системе фиксируется, кто именно отправил документ.
Процесс обработки одного документа выглядит следующим образом:
1. Пользователь загружает файлы с документами в рабочее место сервиса. Для этого загружает сервис в программе 1С и нажимает кнопку «Добавить файлы», выбирает файлы с компьютера, далее – нажимает кнопку «Распознать».
2. Система автоматически обрабатывает файлы, определяет типы документов и извлекает данные.
3. Пользователь просматривает результат, обращая особое внимание на подсвеченные поля. Здесь же можно вручную скорректировать данные или создать нового контрагента/номенклатуру.
4. После подтверждения корректности данных одним нажатием кнопки «Создать» и в базе 1С формируется готовый документ учета (Например, «Реализация», к которому автоматически прикрепляется файл-оригинал).
Сервис работает в основных программах 1С. Со всеми поддерживаемыми программами сервиса можно ознакомиться по ссылке: https://www.maple.ru/service/1SServisy/1SRaspoznavanie_pervichnykh_dokumentov/?sphrase_id=66012
Цифровизация бухгалтерии - это не просто дань моде, а реальный способ повысить эффективность работы и сократить издержки. Сервисы «1С:Сканер чеков» и «1С:Распознавание первичных документов» предлагают компаниям доступные и технологичные решения для автоматизации ввода данных.
Чтобы узнать подробнее о заинтересовавшем сервисе и оставить заявку, переходите по ссылкам в их названии. Остались вопросы? Для более подробной консультации вы можете обратиться к нам в 1С:Коннект, по электронной почте: 1c@maple.ru или по номеру телефона 8(3852) 66-88-79. Будем рады помочь!