Корзина 0 позиций
на сумму 0 руб.
+7 (3852) 66-88-79
г. Барнаул
Время работы:
По будням с 08.30 до 17.30

Нюансы оформления авансовых отчетов в 1С:БГУ

Нюансы оформления авансовых отчетов в 1С:БГУ

Один из популярных видов расчетов при ведении хозяйственной деятельности учреждений – выдача авансов под отчет.

Давайте разберем пошагово наши действия для оформления операции: завхозу необходимо заменить в актовом зале вышедшие из строя лампочки.

Согласно бюджетному законодательству, в первую очередь, у учреждения возникает обязательство, в рассматриваемом примере - перед подотчетным лицом, по выдаче денежных средств для решения административно-хозяйственных нужд.

В программе должен быть создан договор, по которому в течение года мы будем регистрировать принятые обязательства по подотчету для корректного их отражения в Отчете по форме 0503128 или 0503738.

Для этого в одноименном справочнике создадим новый элемент.

001.jpg

Поле контрагент заполнять не будем, так как подотчетными лицами могут выступать разные сотрудники, укажем вид договора Иное основание обязательства, и для удобства зададим рабочее наименование договора.

002.jpg

На основании договора регистрируем обязательство.

003.jpg

Заполняем табличную часть с указанием периода, КПС, КЭК и суммы.

004.jpg

Выбираем типовую операцию, и для детализации по кодам экономической классификации снимаем флажок Бюджетные данные без детализации по КОСГУ.

005.jpg

Проводим документ и проверяем результат его проведения.

006.jpg

Именно данная запись позволить заполнить графу 6 формы 738. Но здесь важно помнить, что после формирования авансового отчета, необходимо скорректировать обязательство на сумму фактически произведенных расходов. 

007.jpg

Далее наш завхоз отправляется в бухгалтерию с заявлением о перечислении ему денежных средств на покупку материалов. Бухгалтер в программе оформляет документ Заявление на выдачу аванса.

008.jpg

Обращаю ваше внимание на тот факт, что даже если к авансовому отчету будет подшито заявление, написанное от руки, заявление в программе ДОЛЖНО БЫТЬ ОФОРМЛЕНО, поскольку оно формирует проводки по принятию денежного обязательства.

009.jpg

На основании данной проводки заполняется графа 8 отчета 738 (128).

010.jpg

После принятия денежных обязательств производим выплату денежных средств подотчетному лицу. Расходный документ (заявка на кассовый расход или расходный кассовый ордер) можно создать на основании заявления.

011.jpg

В этой ситуации документы будут частично заполнены данными из заявления.

После того, как сотрудник отчитается о потраченных денежных средствах, также на основании заявления создаем авансовый отчет.

При создании авансового отчета способом «на основании» автоматически будет заполнено поле Сотрудник, назначение аванса из заявления.

012.jpg

На вкладке Аванс в блоке «Получено» заполняем сведения о выдаче аванса.

013.jpg

На вкладке Израсходовано отражаются данные о приобретенных материальных запасах. При чем можно непосредственно в самом документе отразить поступление материалов на счете 105, так и создать документ Поступления МЗ и «подтянуть» к авансовому отчету.

014.jpg

Очень важным является то, что в 1С БГУ 2.0 по сравнению с первой редакцией документ Авансовый отчет формирует проводки на счетах бухгалтерского учета.

015.jpg

И конечно же из этого документа формируется печатная форма отчета.

016.jpg

Следующим этапом оформляем возврат неиспользованных средств или выдачу перерасхода. Для этого предусмотрена следующая вкладка документа.

017.jpg

018.jpg

До того момента, пока не будет указан документ внесения остатка или выдачи перерасхода – в самом документе будет видно, завершены ли расчеты с подотчетным лицом.

019.jpg

После подбора документа, расчеты закрываются.

020.jpg

Это дополнительная возможность контроля взаиморасчетов в самом отчете. На вкладке аванс по соответствующим ссылкам также можно сформировать отчеты для контроля.

021.jpg

022.jpg

023.jpg

Итак, расчеты по бухгалтерскому учету у нас закрыты. Вернемся к санкционированию расчетов с подотчетными лицами.

Напомню, что было выдано сотруднику шесть тысяч рублей, а потрачено четыре тысячи восемьсот рублей. Изначально денежные обязательства были приняты на сумму аванса, и скорректированы после предоставления отчета сотрудником.

024.jpg

А обязательства остались приняты на первоначальную сумму. Для внесения изменения следует создать новый документ Регистрация обязательств на основании предыдущего и уменьшить сумму.

025.jpg

Тогда и обязательства, и денежные обязательства по договору будут равны между собой.

026.jpg

После формирования всех документов повторно заполним отчет об обязательствах.

027.jpg

Пошаговая инструкция для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами:

Принимаем обязательства – на основании договора создаем документ Регистрация обязательств и сведений по договорам.

Регистрируем заявление сотрудника на выдачу аванса.

Выдаем денежные средства: заявка на кассовый расход, заявка на наличные (банковская карта) или расходный кассовый ордер.

После проведения расходов создаем авансовый отчет и одновременно принимаем денежные обязательства.

Завершаем расчеты по авансу: выдача перерасхода или внесение остатка.

Корректировка обязательства в сторону уменьшения или увеличения.

При соблюдении данной инструкции не будет возникать сложностей и при анализе расчетов, и при составлении отчетности.



20.09.2019

Возврат к списку

Корзина 0 позиций
на сумму 0 руб.