Штатное расписание – это документ, в котором ведётся кадровый учёт сотрудников организации. Здесь отражены все структурные данные организации: состав, должности, численность сотрудников, сетки окладов и так далее.
Замена штатного расписания необходима в случаях:
- структурная реорганизация,
- изменения процессов деятельности организации,
- оптимизация кадров в соответствии с законодательством.
Например, отчет о снижении дохода и отсутствии сырья может быть основанием для сокращения должностей, а служебная записка менеджера об увеличении нагрузки на персонал в связи с запуском нового проекта станет аргументом в пользу расширения штата.
Ограничение количества обновлений штатного расписания законом не установлено. Да и не все происходящие события требуют изменения формы Т-3. В случае незначительных корректировок в структуре, увеличении окладов или ввода новых должностей, достаточно издать приказ о внесении изменений и руководствоваться им. В приказе необходимо отразить причины изменений и формулировку корректировок.
И, напротив, глобальные обновления организационной структуры, массовые увеличения окладов сотрудников, а также изменения названий должностей - всё это требует издания приказа об утверждении нового штатного расписания. Такой новый документ, содержащий изменения, подлежит согласованию с руководителем, а затем фиксированию записью в журнале регистрации приказов по основной деятельности.
Возникает вопрос в каких случаях ничего не нужно предпринимать? А нужна ли смена документа при увольнении сотрудника?
В целом, внесение изменений неизбежно влечет за собой необходимость последующих действий, а также начала ряда процедур, которые послужат причиной изменений условий труда работников и потребуют оформления кадровых документов. Необходимо ознакомить ответственные лица в форму Т-3 под роспись о выполнении последующих действий и тех, кого изменения штатного расписания коснутся непосредственно.
Следует знать, что процедура изменений может привести к серьезным разногласиям с подчиненными, если в трудовом договоре при указании трудовых функций применялось наименование структурного подразделения (либо отдела, департамента). Тогда речь пойдет о корректировках ранее определенных сторонами условий трудового договора, а также о предпосылках, вызвавших необходимость таких изменений. Уведомление работнику об изменении штатного расписания и должности должно быть письменным. Таким же должен быть и его ответ. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, необходимо направить ему письменное предложение другой работы, которая соответствует его квалификации и состоянию здоровья. Такой должности нет? Предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).
В таких случаях, работники нередко пытаются в судебном порядке оспорить своё увольнение, утверждая, что никаких объективных причин на то не было. Принятие решений об изменении численного состава работников организации, а также штатного расписания, относится исключительно к компетенции работодателя. Трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих работодателю производить сокращение штата организации, руководствуясь определенными критериями. Поэтому суд не вправе входить в обсуждение вопроса необходимости либо нецелесообразности сокращения штата. На ряду с этим, в компетенцию суда не входит и оценка обоснованности сокращения численности штата работников организации. Иное свидетельствовало бы о неправомерном ограничении права работодателя самостоятельно и под свою ответственность принимать необходимые кадровые решения по вопросу подбора и расстановки кадров. С ростом безработицы и социальной напряженности, вызванных коронавирусной инфекции, мы бы порекомендовали работодателям при издании такого приказа кратко указывать основания, послужившие причиной изменений, и быть готовым в суде подтвердить наличие этих оснований.
Зачастую, в особенности при большом штате сотрудников, растет и количество изменений в организации. Необходимо не только знать нормативно-правовую базу для выполнения данной задачи, но и четко отслеживать и поддерживать порядок в кадровом учете в программе. В техническом плане серьезной поддержкой данного корректного учёта стал сервис «1С: Кабинет сотрудника», позволяющий автоматизировать взаимодействие персонала с кадровыми службами, а также с бухгалтерией предприятия напрямую посредством электронного документооборота.
Теперь, с помощью данного сервиса, ряд кадровых документов можно оформлять в электронном виде, не дублируя их на бумаге. Например, трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, документы по охране труда, приказы о приеме на работу, о перемещениях, об увольнениях, или приказы о направлении работника в отпуск или командировку.
Чтобы перейти на электронный кадровый документооборот, необходимо пройти согласование политики документооборота между работодателем и работником, но в любом случае это упростит работу обеим сторонам, вместо поддержки существования бумажных документов и постоянно растущего архива.
На наш взгляд, сервис, который фирма «1С» предлагает использовать для доступа к кадровой информации, поддерживает новые законодательные нормы и сможет существенно ускорить переход на электронные кадровые документы как для небольших компаний, так и для корпоративных заказчиков.
Наша линия консультации готова в любое время рассказать вам более подробно о сервисе, его преимуществах, возможностях, а так же помочь произвести необходимые настройки в вашей конфигурации 1С для использования сервиса «1С:Кабинет сотрудника» и рассказать, как пользоваться программой. Звоните нам 8(3852) 66-88-79, будем рады помочь!
Подробнее о сервисе «1С:Кабинет сотрудника»