Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу в связи с коронавирусом?

В настоящее время из-за угрозы распространения коронавирусной инфекции и введения дополнительных профилактических норм большинство организаций столкнулось с необходимостью перевода сотрудников в режим дистанционной работы. В связи с этим возникли вопросы: какие документы необходимо оформить для перевода сотрудников на удаленную работу и как это сделать.

Итак, если Вы решили перевести офисных сотрудников в режим дистанционной работы, то к трудовым договорам с ними необходимо будет оформить дополнительный пакет документов. Разработчики Фирмы 1С реализовали в зарплатных программных решениях 1С функционал, позволяющий оперативно сформировать все необходимые юридические документы для выбранных сотрудников и отправить их им на подписание в электронном формате.

Новый функционал представлен в виде расширения, которое необходимо скачать с официального сайта 1С:ИТС из раздела «Обновление программ» и установить отдельно - при обновлении конфигурации он не появится. На учет в программе данный функционал не влияет, т.к. создан для экономии времени и оперативного формирования документов. В период массового перехода на удаленную работу это особенно актуально.

Установка расширения производится пользователем с полными правами в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения.

После установки расширения в разделе Кадры появится новая ссылка –Оформление переводов на удаленную работу.

По кнопке Подбор выбираем всех сотрудников, для которых необходимо сформировать документы и заполняем даты, которые будут подставлены в печатных формах. Если для сотрудников требуется указать разные даты, сформировать документы можно будет в несколько приемов.

Если подписание документов планируется при личном контакте с сотрудниками, то пакет документов необходимо распечатать. По кнопке Печать будут сформированы файлы в формате MS Word, содержащие заявление о переводе и дополнительные соглашения для дальнейшего редактирования и печати

Если необходимо поменять печатную форму заявления и соглашения в общем виде, добавить, к примеру, дополнительную фразу: «с сохранением трудовых обязанностей в полном объеме», можно воспользоваться кнопкой Изменить и перейти в режим редактирования макета документа. Далее в текст заявления и соглашения можно внести свои изменения. Обратите внимание, что элементы, выделенные фигурными скобками {} являются параметрами, их изменять не рекомендуется, т.к. это может привести к программной ошибке. По окончанию редактирования макета необходимо подтвердить изменения и закрыть документ. В дальнейшем при печати и отправке документов печатная форма будет выводится с учетом всех внесенных изменений.

Для рассылки пакета документов в электронном варианте необходимо настроить учетную запись электронной почты. В открывшейся форме, как показано на рисунке, необходимо ввести адрес и пароль электронной почты организации. В разделе Использовать учетную запись необходимо указать цель ее использования, в разделе Для кого учетная запись – кто может использовать данную учетную запись. В поле Имя отправителя указывается имя владельца учетной записи, которое в дальнейшем будет учитываться в корреспонденции, это может быть наименование организации или инициалы ответственного сотрудника.

В карточках сотрудников также должны быть указаны данные их электронной почты. При отправке массовой электронной рассылки каждому сотруднику будет отправлен не общий файл, который мы видим при печати, а его личный пакет документов (заявление и соглашение).

После успешной отправки в строке сотрудника появится зеленая отметка и Дата отправки. Остается только дождаться подписанный документов со стороны получателя.

Таким образом оформляется перевод сотрудником на удаленную работу. Если у Вас возникнут сложности, обращайтесь в нашу организацию и мы поможем Вам в настройке данного функционала!