Как настроить внутренний электронный документооборот в 1С:БГУ 2.0?

С 2020 года в 1С:БГУ 2.0 был реализован дополнительный механизм 1С:ЭДО — внутренний электронный документооборот, который хранит документы в базе, благодаря чему нет необходимости выгружать файлы на диск.

Приоритет электронных документов перед бумажными носителями для бухгалтерского учета бюджетных организаций закреплен стандартом. Формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина России от 15.06.2020 № 103н и от 15.04.2021 № 61н, внедряются в документооборот учреждений государственного сектора.

После включения и настройки внутреннего электронного документооборота пользователи могут подписывать все документы, ордеры и отчеты, которые до этого использовались в бумажном виде.

В письме Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 прописаны рекомендации для перехода на унифицированные формы электронных первичных документов в 2022 году. В первую очередь необходимо определить дату перехода и внести изменения в учетную политику. Помимо этого, должен быть определен список лиц, ответственные за работу с электронными документами. Каждый сотрудник должен иметь простую или квалифицированную электронную подпись.

Для подключения внутреннего ЭДО в разделе Администрирование – Обмен электронными документами выбрать пункт Обмен данными и интеграция.

Далее в группе Электронный документооборот с контрагентами перейти по гиперссылке Настройка обмена электронными документами. В группе Электронная подпись и шифрование установить флажок Электронные подписи. После этого станут активны гиперссылки для настройки подписания документов.

В группе Обмен с контрагентами нужно установить флажок сервисы ЭДО, затем установить флажок Использовать внутренние электронные документы.

После выполнения всех настроек в журнале документов будет отображаться дополнительный столбец Состояние ЭДО.

Для общей настройки в справочнике необходимо выбрать организацию, где отразится кнопка ЭДО – Настройки внутреннего ЭДО. Нужно открыть форму, в которой находятся настройки подписания.

В первую очередь настраивается вид электронной подписи. Возможно использование трех видов:

1.    Простая,

2.    Усиленная квалифицированная,

3.    По видам документов.

После выполняется настройка документов из представленного списка. Для выбранного документа нужно установить флажок, после чего станет активна гиперссылка. В открывшемся окне необходимо установить флажки напротив нужных печатных форм и установить печатную форму по умолчанию.

Обратите внимание: Печатную форму нельзя подписать одновременно простой и усиленной квалифицированной электронными подписями.

Для применения простой электронной подписи (ПЭП) необходимо утвердить Положение об использовании простой электронной подписи.

После утверждения Положения руководителем учреждения нужно сформировать Уведомление об использовании ПЭП. С помощью кнопок Подбор или Добавить создается список лиц, использующих простую подпись.

После заполнения списка участников внутреннего ЭДО необходимо нажать кнопку Сформировать уведомления. В результате будут сформированы печатные формы уведомления для каждого сотрудника из списка.

Подписание документов проходит по настраиваемому маршруту. Стандартные настройки предусматривают два предопределенных варианта:

    1. Одной доступной подписью – подписание документов будет производиться сертификатом, который добавлен в учетную запись ЭДО. Данный вариант доступен при подписании усиленной подписью.

    2. Указывать при создании документа– маршрут задается в форме документа при его создании. Маршрут удобен, если список подписантов постоянно изменяется.

Справочник маршрутов открывается из колонки Маршрут подписания. Если предопределенных вариантов недостаточно, можно задать свой по кнопке Создать.

Чтобы пользователи могли получать и подписывать документы, необходимо в его правах доступа включить профиль групп доступа Выполнение обмена ЭД.

Если у вас появятся вопросы, вы всегда можете обратиться к нам на линию консультации по номеру телефона 8 (3852) 66-88-79.

Подробнее о сервисе ЭДО

Согласно приказу 61н от 15.04.2021 г. Министерства финансов, с 1 января 2023 года ВСЕ бюджетные организации обязаны применять унифицированные формы документов в электронном виде при ведении бухгалтерского учета. Методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных документов доведены письмом Минфина России от 01.12.2021 N 02-07-07/98091.  Если вы ещё не начали настройку внутреннего электронного документооборота, то поторопитесь.

Для самостоятельного перехода на внутренний электронный документооборот (далее ВЭДО), предлагаем изучить запись вебинара "Переход на ЭДО и порядок применения электронных первичных документов в организациях бюджетной сферы в 2022-2023". Ссылка на запись вебинара.

Также мы готовы помочь вам в настройке перехода на ВЭДО:

• Включить функционал использования ВЭДО;
• Помочь с настройкой/проверкой работоспособности ЭЦП;
• Добавить пользователей и настроить им права доступа;
• Настроить маршруты подписания документов и их соответствия к документам;
• Провести демонстрацию процесса подписания документа.